Oldal kiválasztása

Prezentációs technikák és előadói készségek alapjai

A jó prezentáció két részből áll, az egyik a megfelelően elkészített előadás és a másik pedig a megfelelő előadásmód. E kettő szerves egészet alkot, mivel nincs jó előadó jó előadás nélkül. És ez fordítva is igaz, azaz lehet, hogy van egy nagyon jól megírt előadás, de mi lesz abból az előadásból, ha nincs hozzá egy megfelelő előadó?

Ez egy komplex elméleti tréning kezdők részére. Az alábbiakban felsorolom a megfelelő prezentáció összeállításának és megszerkesztésének lépéseit. A tréning második részben elemzem ki a jó előadói készség ismérveit és ennek technikáit.

(Ebben az anyagban gyakorlati bemutatókat, példatárakat valamint PowerPoint és egyéb prezentáció készítési útmutatókat nem csatoltam. Egy előadást el lehet készíteni számos program segítségével például: PowerPointtal, Prezivel, Bitporttal valamint számos online is elérhető prezentáció készítő programmal. Ezekhez elérhetők ingyenes, online tutorial bemutatók, azaz oktató videók, amikből a használatuk nagyon könnyen elsajátítható.)

A tréninget kezdők részére állítottam össze, azok részére akiknek nincs gyakorlata sem egy prezentáció elkészítésében, sem pedig az előadásmódban. Nem térek ki olyan részletekre és bonyolultabb technikai lehetőségekre, amelyek már nagyobb tudást igényelnének.

PREZENTÁCIÓ ELKÉSZÍTÉSE és ELKÉSZÍTÉSI TECHNIKA                                                                                                                           

TARTALMI ELEMEK:

CÉL

Határozd meg, definiáld mit is akarsz elmondani a közönségnek és mi a legfőbb üzenete az előadásodnak (egy termék, egy adat, egy eredmény, egy fogalom….stb)

VÁZLAT

Írj egy vázlatot egy A4 -es papírra mit tartalmazzon ez előadás. 

A vázlat legyen maximum 10 pont, azaz 10 altémakör.

A 10 altémakörrel így gazdálkodhatsz:

1 altéma lesz a Bevezetés. Egy oldalban foglald össze miről fog szólni ez az előadás.

6 altéma lesz a tárgy kibontása részletekben. Részletezd a témát maximum 6 altémában.

1 altéma lesz a Statisztika. Statisztikát mindig tartalmazzon az előadás. Nagyon hatásos és alapvető része egy prezentációnak, hogy számokban is meghatározd az alap információt vagy akár a háttér információkat.

1 altéma lesz az Összegzés. Összegzés fontos. Emeld ki a legfontosabb kulcs információkat egy oldalban. És igen, ez egyfajta ismétlés lesz a közönség számára.

1 altéma lesz a Kérdések és Válaszok. Erre is szükség van hiszen a közönséged kérdezni szeretne és erre meg kell adni a megfelelő időt és helyet az előadás alatt is és az előadás végén is.

SZERKESZTÉS

Az előbb felírt 10 altémakört bontsd le 5 – 5 főbb információra, amit közölni szeretnél.

Tehát egy altémakört fogalmazz meg 5 egyszerű mondatban és emeld ki a kulcsszavakat.

Ezt is mind vázold A4-es papíron.

Elvileg most elkészültél a prezentáció papíralapú vázlatával.

Helyezd át PowerPointba, vagy abba a programba, amelyikben majd dolgozol.

Az eredmény egy 10 oldalas prezentáció, oldalanként 5 tőmondatot tartalmazva, kulcsszavakat kiemelve.

A prezentáció szerkesztése:

Szúrj be egy plusz oldalt az elejére, ez lesz a prezentáció főoldala (CÍM ÉS ALCÍM helye)

A főoldal: Az előadás címét, alcímét és az előadó nevét is tartalmazza, valamint a dátumot

Szúrj be egy plusz oldalt a végére, ez lesz a záró oldal (KÖSZÖNÖM A FIGYELMET)

A fennmaradó 6 oldalon bontsd részletekre és határozd meg az altémaköröket. Mindegyik altémakörnek legyen címe.

Törekedj a MIN/MAX elvre, azaz add át a minimális idő alatt a maximális információt.

Használj grafikonokat, fotókat, képeket, akár szavak és mondatok helyett is egy oldalon belül.

Az előadást nem felolvasni hanem előadni kell majd kerek, egész mondatokban megfogalmazva.

Ha ez elkészült akkor kész a prezentáció tartalmi része.

FORMAI ELEMEK:

A design te találod ki, de az alábbiakban leírom, hogy a formai elemekben mire kell ügyelni:

BETŰMÉRET

 A címek, alcímek legyenek nagyobb (jóval nagyobb) betű méretűek, mint a szöveg maga például a cím minimum 60-es betűméret, 44-es betűméret az alcím.

A szövegek esetében szintén nagy betűméretet kell használni minimum 20-ast, hiszen távolról is látni kell az előadást, és távolról is olvashatónak kell lennie.

BETŰTÍPUS                

A betűtípus legyen mindenütt azonos a címekben, illetve a szöveges részekben. Ezt nagyon sokszor át kell nézni, azaz utolsó pillanatig ellenőrizni kell.

Ne használj túl bonyolult, túl cirkalmas betűtípust mert megnehezíti az olvasást – számodra is.

A témával összhangban legyen a betűtípus. (pld ne használj vicces, mókás betűtípust, ha egy komoly témát dolgozol fel)

DESIGN

Ne legyen túl sok díszítőelem egy oldalon belül, de ne is legyen úgy mond sivár az oldal.

Próbálj egységes designt kialakítani, azaz minden oldal azonos stíluselemeket tartalmazzon.

Az oldalak úgymond levegősek legyenek, azaz legyen benne üres, szöveg nélküli hely. (Itt vesz levegőt szemünk a sok információ feldolgozásakor.)

SZÍNEK

Törekedj egy egységes, harmonikus, letisztult designra. Ez te határozd meg és tervezd meg a témához illően.

Vidám, könnyed témához lehet sokféle színt használni. Egy komoly témához illeszd a színeket is úgy, hogy összhangban legyenek. Figyelj arra, hogy ne legyen fekete alapon fehér betű mert ez nagyon megterhelő a szemnek, ne legyenek rikító színek és ne legyenek szürkés színek sem túl nagy hangsúlyban.

ANIMÁCIÓK

Nézd át többször és figyeld meg, hogy ne legyen telezsúfolva animációkkal a prezentációd. Egy-egy helyen jól működhet egy animáció, de sokszor nem hozza meg a várt eredményt.

IDŐZÍTÉS

Egy oldal (egy ppt) előadása időben maximum 5 perc legyen, ennél többre egy huzamban a közönség nem tud koncentrálni. Lehetséges, hogy hosszabb részeket is be kell iktatnod ha a téma úgy kívánja ezeket old fel kérdésekre szánt idővel, vagy egy beillesztett kisfilmmel, képekkel.

ELLENŐRZÉS

Jusson eszedbe, hogy egy idő múlva mindenki úgymond vak lesz a saját szövegére, ezért legyen időd arra, hogy pihentesd a munkádat, másnap átnézhesd, javíthass rajta és legyen valaki, akit megkérsz, hogy nézze végig közönségként.

Ha mindezekkel elkészültél akkor írd meg a szöveges részeket véglegesre, tőmondatokat használj, és emeld ki vastaggal a kulcsszavakat. (de ne zsúfold tele vastaggal kiemelt szavakkal)

Most készen vagy a tartalmi és formai részével az előadásnak.

CHECKLISTA

Checklista megírása FONTOS és fontos, hogy használd is.

A következőket ellenőrizd:

Helyesírás

Dátumok

Nevek és helyek pontos megjelenítése

Betűtípus, betűméret

Min/Max elv (minimális idő alatt a maximális információ átadása)

Próbaelőadás (ne csak magadban, hanem valakinek add elő az prezentációt és hagyatkozz a teszt-közönség visszajelzéseire)

II. Az prezentáció előadása

A második részben most az előadás technikájára és módjára adok útmutatást.

Az első és legfontosabb, hogy a meghatározott időkereten belül kell megtartani az előadást.

Nem lehet elsietni sem pedig túl lassan mondani.

IDŐZÍTÉS

A meghatározott időkeret alapján (pld 40 perc) számold ki mennyi idő kell egy prezentációs oldal elmondásához. Ebbe nem számít bele a Bemutatkozó oldal és az Elköszönő oldal, mert ezek lehetnek és legyenek is maximum 1-2 percesek.

Ha van további 10 oldal mondandód, akkor kb. 30 perc jut ezekre, azaz oldalként kb 3 perc.

Ez kevésnek tűnhet, de amikor beszélni kell akkor már optimálisnak fog tűnni.

Például PowerPointban tudod használni a diavetítést funkciót és ellenőrizheted megfelelő-e az oldalakra szánt idő.

Az automatikus lejátszásnál csak akkor rögzítsd az időintervallumokat, amikor már maximálisan biztos vagy abban, hogy megfelelő az oldalakra szánt időkeret.

GYAKORLÁS

Ha meghatároztad és kiszámoltad, hogy melyik oldalra mennyi idő jut (pld hosszabb mondandó esetén arra az oldalra tudsz időzíteni több időt, egy statisztikát bemutató oldalra pedig kevesebbet), akkor rögzítheted, mint végleges időzítést.

Ezek után gyakorolni kell hangosan, mint egy valós előadást. Gyakorolni kell annyit, amennyi idő alatt már érzed, hogy jól megy. És gyakorolni kell egy ún. próba közönség előtt is.  

BESZÉDTECHNIKA és HANGERŐ

A hangodat melegítsd be az előadás és a próba előadás előtt is. Érezd, hogy tudod használni a hangodat, tudsz hangosítani és ha kell még hangosabban beszélni. Otthon vagy az irodában elpróbált előadásnál tudatosítsd, hogy ennél jóval hangosabban kell beszélned és a normál beszéd tempónál pedig lassabban. Ezen felül pedig artikuláltan és szüneteket beiktatva beszélj.

Számodra ez lehet, hogy elsőre furcsa lesz, de előadásoknál megfigyelheted, hogy hányszor tartanak 2-3 másodperces szünetet az előadók. Egy hosszabb mondandó után akár 10 másodperces szünetet is beiktatnak.

ELŐADÁS SZÖVEGE

A prezentáció alapján érdemes a saját szavaiddal minden egyes oldalt megfogalmaznod és leírnod, és ezt a szöveges formát gyakorold. A prezentációt magát nem kell nézned, az előadás oldalait csak akkor nézd, amikor a következő oldalra lapozol. Ne olvasd fel az oldalt és ne a prezentációra koncentrálj, hanem a közönség és a velük való kontaktus kialakítására. A szöveges verziót érdemes begyakorolni és amíg lehet, addig tökéletesíteni (pld ne legyen benne szóismétlés, túl hosszú és bonyolult mondat, túl sok szakkifejezés vagy esetleg túl sok szleng).

Minden oldal végén tarts szünetet és kérj visszajelzést a közönségtől (van-e kérdés, érthető-e az előadás, akár csak egy kis szünet beiktatásával is jelezheted, hogy kérdezhetnek vagy haladhatsz-e tovább).

AZ ELŐADÓ ÉS A KÖZÖNSÉG

Az előadás alatt az előadó áll, semmiképp nem ül! Ha nem vagy rutinos előadó akkor is el kell ezt fogadni, hogy ülve nem lehet előadást tartani és ülve kontaktust sem tudsz kialakítani a közönséggel.

Az előadásod alatt a közönséget nézd, próbálj szemkontaktust kialakítani egy-egy nézővel, de úgy, hogy az ne legyen zavaró, pld ne legyen hosszabb mint 4-5 másodperc és utána nézz másra, másokra. Használd az úgynevezett pásztázást, jobbról balra nézz végig lassan a közönségen (miközben beszélsz) majd balról jobbra haladj, és ez váltakozzon.

Ha van rá lehetőség akkor sétálj, szintén jobbról balra és balról jobbra beszéd közben.

Ne nézd a prezentációs anyagot, illetve csak akkor, amikor azon oldalon szeretnél valamit külön hangsúlyozni, megmutatni, illetve amikor lapozol. (Lapozáskor érdemes odafigyelni az oldalra hiszen a technikai hibákat is azonnal észreveszed így, vagy például ha véletlenül kétszer kattintottál és ugrott az előadás két oldalt egy oldal helyett).

Az előadás végére időzített Kérdések és Válaszok idejében várj valamennyit míg a közönség bátrabb lesz és ahogy valaki kérdezni fog biztos lehetsz benne, hogy jön a következő kérdés is. Ha úgy látod, hogy fogytán az idő akkor nyugodtan emeld fel a kezedet szót kérve, és informáld a közönséget, hogy már csak 5 perc maradt a további kérdésekre.

Ne csak előadd a prezentációt, hanem beszélj a közönséghez. Sokaknak segít az az elmélet, hogy úgy beszéljen a közönséghez, mintha egy baráttal beszélgetne vagy egy barátnak adná elő a mondandóját.

Sokat kell gyakorolni. A legrutinosabb előadók is igen sokat gyakorolnak minden előadás előtt, és maga egy előadás megtartása is egy nagyobb lélegzetvételű gyakorlásnak számít. A rutinhoz idő kell és sok-sok előadás, és türelem magaddal szemben.

Fontos az is, hogy tudj mosolyogni az előadás alatt. Természetesen, ha komoly a téma és a mosoly sem odaillő, akkor erre fokozottan figyelni kell, de még egy komoly előadásnál is van helye egy-egy kisebb mosolynak és ez fontos. Egy komor előadó nem tud megfelelő kontaktust kialakítani és olyan szintű érdeklődést sem, mint egy közvetlen, nyitott és mosolygós előadó. A mosoly például egy rövid szünetnek is megfelel egy nagyon komoly téma előadásakor. Mindez a megfelelő időzítés kérdése.

KÖVETKEZTETÉSEK

Hasznos, ha egy megtartott előadás után (pár órával utána, amíg friss az emlékezet) leírod mit csináltál a saját  megítélésed szerint nagyon jól, jól és azt is írd le, amit rossznak ítéltél meg. Ezeket az összegzéseket, tapasztalatokat használd fel a következő eladásaid megtartásakor.

Ne feledd, a jó pap holtig tanul! Azaz a legrutinosabb előadók is folyamatosan gyűjtik a tapasztalataikat, tanulnak belőle és alkalmazzák a következő előadásaikban. Szintén fontos megemlíteni, hogy hibázni lehet és semmiképp nem kell egy hiba miatt leblokkolni és zavarba jönni. Túl kell lépni a hibán. Ez is gyakorlást igényel. Hibázni lehet például a szöveg előadásakor, ebben az esetben a legjobb megoldás ha hangosan kommentálod, hogy most itt hibáztál, elnézést kérsz, és folytasd az előadást. Technikai hiba esetén kérni kell a technikai személyzet segítségét és kérd a közönség türelmét amíg helyre hozzák a hibát. Ha elég talpraesett vagy akkor itt egy kis szünetként megkérdezheted van-e az eddigiekkel kapcsolatban kérdése a közönség (ezt csak akkor tudod megkérdezni ha nem a hangosítás a technikai hiba :)).

Az előadás végén érdemes egy összegzést elmondani majd megköszönni a közönségnek a részvételt. Amennyiben van írásos anyag, ami elérhető az előadással kapcsolatban például egy könyv, CD vagy például egy forráshivatkozás akkor ne feledd az előadás végén ezt megemlíteni.

SOK SIKERT!

Ha további kérdésed van, akkor írj emailt és minden kérdésre válaszolok.

Ha érdekel az egyéni tréning, ahol mélységekben is megtanulhatod a prezentáció készítést és előadást, és személyre szabott, egyéniségednek megfelelő előadói képességet és készségeket szeretnél elsajátítani, akkor rendeld meg az 5 alkalmas tréninget.

Tanácsadásra, tréningre jelentkezéshez vagy ajánlatkéréshez jelentkezz az alábbi elérhetőségek egyikén vagy küldj üzenetet!

Telefon: +36 20 557 2730
email: info@karrierkonzulting.hu

A webhely sütiket (cookie - kis méretű szöveges file-ok) használ a szolgáltatások biztosításához és a látogatottság elemzéséhez szükséges adatok gyűjtéséhez, amelyet Ön az oldal használatával elfogad. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás