Oldal kiválasztása

A Virtuális Csoportvezetés alapjai

Virtuális csoportvezetés. Kihívás vagy rutin feladat?

Virtuális csoportvezetőként dolgozni nem egy új fogalom a munka világában, de ez idáig csak néhány specifikus területen volt elfogadott a virtuális munka és ezzel együtt a virtuális csoportvezetés is.

Az elmúlt időszakban már Magyarországon is számos cég a válsághelyzet kapcsán sajnos kénytelen volt bevezetni a virtuális munkát és ezzel együtt azoknak a száma is megnőtt, akik virtuális vezetőként, illetve virtuális csoportvezetőként kell, hogy most helytálljanak.

Vezetőként dolgozni, illetve ebben az esetben csoportvezetőként dolgozni számos olyan kvalitást igényel, mint például több ember koordinálása, irányítása, ellenőrzése és teljesítmény értékelése virtuális közegben. A vezető részéről is sokkal erősebb és hatékonyabb kommunikációs készséget igényel ez a feladat.

Még egy rutinos vezető is szembesül az első pillanattól fogva azzal, hogy a virtuális közegben ezek a paraméterek, azaz vezetői alapvetések is megváltoznak, hiszen másként kell megközelíteni mind a koordinálást, a kontrollálást, az irányítást, a támogatást és a csoport teljesítményértékelését is, illetve az egyéni teljesítményértékeléseket is. Ehhez egy nagyon szervezett, rendezett és hatékonyan kommunikáló csoportra és csoportvezetőre van szükség.

A virtuális csoportvezetés lehet kihívás annak, aki erre feladatra most vállalkozik először vagy ez idáig nem kellett sokszor ezt gyakorolnia… de a jó hír, nagyon gyorsan rutinná válhat a feladat, hiszen mindez a megfelelő szervezés és megfelelő szintű rugalmasság függvénye.

Virtuális csoportvezetés legfontosabb ismérvei:

  • Kiemelkedő kommunikációs képesség
  • Kiváló szervező és koordinációs készség
  • Magas fokú probléma megoldó készség
  • Előrelátó képesség és proaktivitás
  • Empatikus és rugalmas személyiség

Virtuális csoportvezetés alapjai:

  • Előre meghatározott rendszer, amiben a csoporttagok dolgoznak:

Legyen egy meghatározott rendszere, hogy ki, mit, mikor, hogyan kell, hogy elvégezzen.

(Ez nem a munkaköri leírás, hanem a virtuális munkára vonatkozó új szabályok lefektetése)

  • Előre meghatározott tárgyban, jól időzített virtuális csoport meetingek:

Heti vagy akár napi rendszerességgel megszervezett csoport meetingekre szükség van a folyamatos nyomon követés és a vezető részéről a folyamatos kontroll alatt tartás végett

  • Heti összefoglaló virtuális call-ok vagy meetingek:

Összefoglaló meetingeken legyen kiküldve 3 nappal korábban, hogy mi lesz a 3 vagy 5 legfontosabb téma, mi a célja a meetingnek (feltárás, megoldás vagy megbeszélés) és mit kér a vezető a csoporttagokról a meeting időpontjára

  • Heti rendszerességgel Riportok bekérése a csoporttagoktól e-mailben:

Csoporttagok egyesével leadják pld minden péntek 12.00-ig a Heti Összefoglaló riportjukat. Vezető küldjön erre ki egy riport sablont, ellenkező esetben mindenki másként fogja formába önteni a beszámolóját és a vezető részére ez átláthatatlan lenne.

A Riport Sablon ezeket tartalmazza:

Heti elvégzett feladat

Főbb eredmények (Terv/Tény)

Főbb problémák (megoldva hány van ebből és hány folyamatban) és ki a kontaktszemély a témákban

Főbb kérdések a vezető felé

Jövő heti státusz előrejelzés (tervezett eredmények)

  • Heti rendszerességgel időzített Kérdések és Válaszok ideje:

Ebben a kijelölt időintervallumban a csoporttagok egy-egy személyes beszélgetéskor (tehát nem csoportos call-ok vagy videókonferenciák) feltehetik kérdéseiket, elmondhatják aggályaikat és segítséget kérhetnek a vezetőtől a problémáikra. Például minden pénteken 8.00-tól 10.00-ig elérhető a vezető Skype-on, telefonon. Az e-mailben való megbeszélés nem előnyös mert nem gyors és nem hatékony a téma tisztázására és megoldására.

A fenti rendszeres riportok és meetingek esetén a vezető következő segítségeket kapja kézhez:

  • Napi vagy heti meetingek a csoporttal
  • Heti riport a csoporttagoktól (egyenként) a vezető felé
  • Heti megbeszélés a csoporttagokkal a felmerült problémákról
  • Heti összefoglaló csoportmeeting közösen a vezetővel
  • Meeting Minutes minden call vagy videókonferencia (ez legyen összeállítva és kiküldve a csoporttagoknak)
  • Vezetői riport a csoportnak (heti rendszerességgel)

További fontos paraméterek:

A határidők fontossága:

Vezetőként mindig adj meg határidőket minden kérdésed, kérésed esetén (pld ha nem egyértelmű egy riport adata akkor kérj tisztázást maximum 1 napon belül) és Te is tartsd be a tőled elvárt határidőket, időpontokat. Legyen alapelvárás, amit mindig megemlítesz a meetingeken, hogy senki se késsen a meetingekről, call-okról hiszen nagyon nehéz ha újra el kell ismételni az addig elhangzottakat, vagy ha valaki nem lesz tisztában azzal, miről is szólt a meeting első 10 perce. Te se engedd meg magadnak, hogy késve indítsd el a videokonferenciákat vagy call-okat, mert erősen rombolja a munkamorált ha maga a vezető ilyen vagy olyan okból, de késve kezdi el a meetingjeit.

A problémák kezelése:

Problémák kezelése gyors és hatékony módon igen fontos része a virtuális csoportvezetésnek, mivel minél tovább áll egy probléma megoldatatlanul, annál több komplikációt fog okozni a kommunikációs hálóban és a folyamatokban is. Vagy ha valaki rendszeresen nem adja le határidőre a riportját, akkor még aznap kérdezz rá, mi az oka a késedelmének, min kellene szerinte változtatni annak érdekében, hogy a riportot leadhassa időben, hogyan tudsz neki ebben segíteni. Minden problémát kiemelten kritikusnak kell kezelni egy virtuális közeben. A felmerülő problémák, elakadások esetén reagálj azonnal. Küldj ki egy emailt egy külön meetingre (call-ra), Business Critical státuszba helyezve az üzenetet. Ebből érzékelni fogja minden meghívott, hogy ez már egy kritikus szituáció és a problémát most kell orvosolni.

A Kérdések és Válaszok ideje:

Ügyelj arra, hogy kérdések feltevésére a csoportmeetingeken is legyen lehetőség (ne csak az erre szánt időintervallumban), dolgozz rajta, hogy a beosztottjaid mind érzékeljék, kellő figyelmet kapnak csoportként is és személyenként is. Ha nincs már idő a meetingen megbeszélni egy-egy kérdést, akkor ott előre beszéljetek meg egy időpontot egy másik call-ra, hogy tisztázzátok a kérdést. Minden call és videókonferencia végén kérdezd meg, miben segíthetsz még! Biztos lesz olyan valaki, aki megragadja az alkalmat és kér valamiben segítséget, véleményt.

A változás elfogadása és alkalmazkodás:

Hagyj időt a csoportodnak is (és magadnak is) arra, hogy mindenki megszokja az új munkarendet és az új formát. A megváltozott körülményekhez mindenkinek időre van szüksége, hogy megértse és alkalmazkodjon. Ha egy új csoport összerendeződése is része a virtuális csoportvezetésednek, akkor érdemes a csoport fejlődési státuszaival tisztában lenni, azaz a Tuckman-féle csoport fejlődés szakaszait ismerni kell:

Forming, Storming, Norming and Performing!  

Magyarul :

Formálódás – Ez az Alakuló szakasz

Összeütközések – Ez a Viharos szakasz

Normalizálódás – Ez a Normafejlesztő szakasz

Teljesítés – Ez a Működési szakasz

Ezeken a fejlődési szakaszon át kell, hogy jusson a csoport és ehhez a vezető hatékony támogatása is szükséges, valamint belátása, hogy ezek szükséges fejlődési szakaszok.

A rugalmasság:

Fontos, hogy legyél rugalmas mert így folyamatosan lépést tartasz a visszajelzésekkel és felmérheted, melyek az alapvető problémák és mely folyamatok működnek már megfelelően. (Kerüld a mikromenedzser attitűdöt, azaz, hogy egy excel tábla oszlopainak számát is Te akarod meghatározni, vagy akár a betűtípust egy prezentációban. Amennyiben profi vezető vagy, akkor az ilyen típusú feladatokra már rég van működő sablonod, templated és persze munkamódszered valamint, olyan emberek vesznek körül, akiknek a munkájában bízol). Ha nem működik egy munkafolyamat, egy időpont vagy riportálási forma, esetleg egy speciális feladatkör, akkor gondolj ki más megoldást. Természetesen nem tudsz minden egyes csoporttag elvárásai alapján összeállítani egy működő rendszert, nem is ez a cél és ez nem is lenne működőképes vezetési stratégia. Azokat a véleményeket hallgasd meg, amelyek rámutatnak a szervezés vagy rendszer gyengeségeire, akadályaira és ekkor mindenképpen ki kell gondolnod egy másfajta megközelítést vagy módszert és addig tökéletesíteni a folyamatokat, amíg a legoptimálisabb lesz a csoport működése.

A visszacsatolás:

Biztosíts folyamatos (pld heti rendszerességgel) vezetői összefoglalót a csoport részére, mint egy visszajelzést a munkájukról, teljesítményükről. Virtuális közegben ennek még nagyobb a jelentősége és pont ezért nem elegendő az általános havi beszámolót kiküldeni. A leghatékonyabb a heti szintű visszajelzés. A riport informálja a csoportodat arról, hogy milyen változások várhatóak, mire kell készülnie a csoportnak, hogyan ítélik meg a munkájukat a felső vezetésben, és melyek az új témakörök, fejlesztések, szervezeti változások, amiről természetesen a csoportodnak is tudnia kell és kérdéseik lesznek a témákkal kapcsolatosan.

A pozitív vezetéstechnika:

Egy nehezített környezetben, nehezebb és több kihívást jelentő feltételek mellett – mint a virtuális csoportmunka – még nagyobb súlya van annak, hogy a vezető kellően támogassa és motiválja a csoporttagokat. Erre is heti rendszerességgel kell megfelelő időt szánni, valamint figyelni kell kinek, milyen szintű és részletességű visszacsatolásra van szüksége (van akinek 3 szó elég, mint visszajelzés, valakinek viszont egy hosszabb beszélgetésre van szüksége, hogy érezze értékes a munkája és a véleménye is.) Ne feledd, a negatív visszacsatolást is át lehet adni pozitív üzenetként. Ez a pozitív vezetéstechnika egyik alapvetése, amelynek  alkalmazásával folyamatosan motiváltan tudod tartani a csoportodat, valamint a csoport hangulatát pozitív mezőben tartod, így számodra is ez inspiráló és motiváló lesz. A csoport munkaetikáját is magasan kell tartani és ennek egyik hatékony eszköze, ha tudatosítod, hogy mennyire fontos miden egyes ember feladata és eredményeik is.

Sok sikert és ha többet szeretnél tudni a virtuális csoportvezetésről, vezetéstechnikáról és hatékony vezetői módszerekről, akkor jelentkezz a személyre szabott, online, 90 perces Vezetői tréningre! A tréning most mindössze 9.000 Ft!

Tanácsadásra, tréningre jelentkezéshez vagy ajánlatkéréshez jelentkezz az alábbi elérhetőségek egyikén!

email: info@karrierkonzulting.hu

 

A webhely sütiket (cookie - kis méretű szöveges file-ok) használ a szolgáltatások biztosításához és a látogatottság elemzéséhez szükséges adatok gyűjtéséhez, amelyet Ön az oldal használatával elfogad. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás